업무시간이 아닐 때, 효율적으로 고객응대 하는 방법!

안녕하세요,

깃플입니다.

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고객 응대를 하다보면

업무시간 외,

상담사 부재 등 고객 문의를 바로 할 수 없을 때도 있는데요

이럴 때 어떻게 효율적으로 고객 문의를 놓치지 않고 응대할 수 있는 방법을 소개합니다 🙂

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깃플챗을 통해

업무시간 외 받는 상담은 어떻게 처리하면 좋을지,

업무 시간은 어떻게 설정해야하는지 등 다양한 설정 방법에 대해 알아보겠습니다.

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[업무시간 관리]

우선 업무시간 관리부터 해볼까요?

업무시간을 설정해 놓지 않았다면,

고객이 업무시간 외 상담을 요청 했을 때 상담이 연결되는 일이 발생할 수 있는데요.

이때 업무시간 관리 설정을 해놓으면 고객은 업무시간 외 상담 요청시

상담이 가능한 시간을 안내하거나 메시지를 남기도록 안내할 수 있습니다.

설정> 업무시간으로 들어가시면 브랜드 업무 시간에 맞게 조정해주세요.

요일 앞 체크박스를 풀면 토요일, 일요일처럼 휴무 표시됩니다.

 

이렇게 공휴일 설정도 진행할 수 있는데요,

설 연휴, 공휴일, 창립기념일등을 설정 진행하시면 됩니다 🙂

설정한 공휴일은 반복되지 않으니 매년 초에 공휴일 설정을 한 번에 하신다면

훨씬 더 편하게 관리하실 수 있습니다.

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[앱 관리& 부재시 메시지 관리]

자 그럼 업무 시간을 설정했으니, 업무 시간 외 고객이

부재중이거나 공휴일일 때, 고객이 메시지를 남길 수 있게 어디서 설정하면 될까요?

바로 앱관리입니다 🙂

 

메시지 접수는 상담사가 부재중이거나, 공휴일인 경우 등 상담사 연결이 불가한 경우

고객이 메시지를 남기도록 유도해, 상담사가 메시지 확인 후 연락할 수 있습니다.

메시지 접수를 사용함으로 설정해주시고,

고객이 메시지와 연락처 정보를 남길 수 있게 문구 관리를 눌러 입력해주세요.

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고객이 남긴 메시지는 어떻게 응대할 수 있을까요?

우선 고객이 메시지를 남기면

​위와 같은 화면으로 노출됩니다.

고객이 회신 받을 연락처와 문의 내용을 입력하면,

룸리스트에서 ‘확인’에서 내역을 볼 수 있습니다.

 

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고객 문의 내역을 확인 후

메시지 전송에서 실행을 누르면 간단하게 고객이 남긴 연락처로

간편하게 메시지를 전송하실 수 있습니다.

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자, 그러면 업무시간 설정부터 업무시간 외 고객 메시지를 받고 응대하는 방법까지

오늘도 이렇게 깃플챗을 더 효율적으로 사용하는 방법에 대해 알아보았습니다.

다음에는 상담을 더 효율적으로 진행하기 위한 스킬 배정에 대해 알아보도록 하겠습니다 🙂

감사합니다.